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Definición de KPI – Key Perfomace Indicators

Un KPI es in indicador clave de rendimiento, es un valor medible que demuestra la eficacia con la que una empresa está logrando los objetivos comerciales clave. Las organizaciones utilizan KPIs en múltiples niveles para evaluar su éxito en alcanzar los objetivos. Los KPIs de alto nivel pueden enfocarse en el desempeño general de la empresa, mientras que los KPIs de bajo nivel pueden enfocarse en procesos en departamentos como ventas, marketing, recursos humanos, soporte y otros.

Entonces, ¿cuál es la definición de KPI? ¿Qué significa KPI? ¿Qué significa KPI? Aquí hay un par de otras definiciones:

Definición de KPI del Diccionario de Oxford: Es una medida cuantificable que se utiliza para evaluar el éxito de una organización, en el cumplimiento de los objetivos de rendimiento.

Definición de KPI de Investopedia: un conjunto de medidas cuantificables que una empresa utiliza para medir su desempeño a lo largo del tiempo.

Definición de KPI de Macmillan’s Dictionary: una forma de medir la efectividad de una organización y su progreso hacia el logro de sus objetivos.

¿Qué hace que un KPI sea efectivo?

Ahora que sabemos que KPI significa indicador clave de rendimiento, es tan valioso como la acción que inspira. Con demasiada frecuencia, las organizaciones adoptan ciegamente los KPIs reconocidos por la industria y luego se preguntan por qué esos KPI no reflejan su propio negocio y no afectan ningún cambio positivo.

Uno de los aspectos más importantes, pero a menudo pasados ​​por alto, de los KPI es que son una forma de comunicación. Como tales, cumplen con las mismas reglas y mejores prácticas que cualquier otra forma de comunicación. Es mucho más probable que la información clara y relevante sea absorbida y aplicada.

En términos de desarrollar una estrategia para formular KPIs, tu equipo debe comenzar con lo básico y entender cuáles son tus objetivos organizacionales, cómo planeas alcanzarlos y quién puede actuar sobre esta información. Esta debe ser un proceso iterativo que involucra la retroalimentación de los analistas, jefes de departamento y gerentes.

A medida que se desarrolle esta misión de investigación, obtendrás una mejor comprensión de qué procesos empresariales deben medirse con un panel de KPI y con quién se debe compartir esta información.

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Cómo definir un KPI

Definir los indicadores clave de rendimiento puede ser un asunto complicado. La palabra operativa en KPI es “clave” porque cada KPI debe estar relacionado con un resultado de negocio específico con una medida de rendimiento. Los KPIs se confunden a menudo con las métricas de negocios. Aunque a menudo se utilizan con el mismo espíritu, los KPIs deben definirse de acuerdo con los objetivos críticos o fundamentales del negocio. 

Sigue estos pasos al definir un KPI:

  • ¿Cuál es tu resultado deseado?
  • ¿Por qué este resultado importa?
  • ¿Cómo vas a medir el progreso?
  • ¿Cómo puedes influir en el resultado?
  • ¿Quién es responsable del resultado del negocio?
  • ¿Cómo sabrás que has logrado tu resultado?
  • ¿Con qué frecuencia revisarás el progreso hacia el resultado?

Como ejemplo, digamos que tu objetivo es aumentar los ingresos por ventas este año. Vas a llamar a esto KPI de crecimiento de ventas.

Aquí es cómo puedes definir el KPI:

  • Aumentar los ingresos por ventas en un 20% este año.
  • Lograr este objetivo permitirá que el negocio sea rentable.
  • El progreso se medirá como un aumento en los ingresos medidos en dinero (por ejemplo dólares) gastados
  • Al contratar personal de ventas adicional, al promover a los clientes existentes que compren más productos
  • El Director de Ventas es responsable de esta métrica
  • Los ingresos habrán aumentado un 20% este año.
  • Será revisado mensualmente

¿Qué es un SMART KPI?

Una forma de evaluar la relevancia de un indicador de rendimiento es utilizar los criterios SMART. Las letras normalmente se toman para representar en ingles lo siguiente:

Specific, Measurable, Attainable, Relevant y Time bound.  Lo que en español se puede traducir como Especifico, Mesurable, Alcanzable, Relevantes y de Duración determinada.

En otras palabras:

  • ¿Es tu objetivo específico?
  • ¿Puedes medir el progreso hacia esa meta?
  • ¿El objetivo es realista alcanzable?
  • ¿Qué tan relevante es el objetivo para tu organización?
  • ¿Cuál es el marco de tiempo para lograr este objetivo?
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Cómo ir más allá con tus KPIs

Los criterios SMART también se pueden expandir para ser más SMART con la adición de las palabras Evaluar y Reevaluar.

Estas dos palabras son extremadamente importantes, ya que aseguran que evalúes continuamente tus KPIs y su relevancia para tu negocio.

Por ejemplo, si has superado tu meta de ingresos para el año en curso, debes determinar si esto se debe a que estableciste tu objetivo demasiado bajo o si es atribuible a algún otro factor.

Cómo escribir y desarrollar KPIs.

Al escribir o desarrollar un KPI, debes considerar cómo ese KPI se relaciona con un resultado u objetivo específico de tu negocio.

Los KPIs deben adaptarse a tu situación empresarial y deben desarrollarse para ayudarte a alcanzar tus objetivos.

Sigue estos pasos cuando escribas un KPI:

Escribe un objetivo claro para tu KPI

Escribir un objetivo claro para tu KPI es una de las partes más importantes, si no la más importante al desarrollar un KPI.

Un KPI debe estar íntimamente conectado con un objetivo comercial clave. No es solo un objetivo comercial, o algo que alguien en tu empresa pueda pensar que es importante. Debe ser parte integral del éxito de la empresa.

De lo contrario, estás apuntando a un objetivo que no logrará abordar un resultado comercial. Esto significa que en el mejor de los casos estás trabajando para lograr un objetivo que no tendrá un impacto para tu empresa. En el peor de los casos, tu empresa perderá tiempo, dinero y otros recursos que se habrían dirigido mejor a otra parte.

El punto clave es este: Los KPI deben ser más que simples números arbitrarios. Necesitan expresar algo estratégico sobre lo que tu empresa está tratando de hacer. Puedes (o deberías) aprender mucho sobre el modelo de negocio de una empresa con solo mirar sus KPIs.

Sin escribir un objetivo claro, todo esto se perderá.

Comparte tus KPI con los grupos de interés

Tu KPI es inútil si no se comunica correctamente.

¿Cómo se supone que tus empleados, las personas encargadas de llevar a cabo tu visión de la empresa, cumplan con tus objetivos si no saben lo que son? O quizás peor: no compartir tus KPIs puede alienar y frustrar a tus empleados y otras partes interesadas que no pueden ver la dirección en la que se dirige tu empresa.

Los KPI necesitan contexto para ser efectivos. Esto solo se puede lograr si no solo explicas lo que está midiendo, sino también por qué lo estás midiendo. De lo contrario, solo son números en una pantalla que no tienen ningún significado para ti o tus empleados.

Explícale a tus empleados por qué estás midiendo lo que estás midiendo. Responde preguntas sobre por qué has decidido un KPI sobre otro. ¿Y lo más importante de todo? Escucha. Los KPI no son infalibles. Tampoco serán necesariamente obvios para todos los involucrados. Escuchar a tus empleados te ayudará a identificar dónde los objetivos subyacentes de tu organización no se comunican adecuadamente.

Tus empleados podrían incluso darte algunas ideas sobre cómo mejorar tus KPIs.

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¿Siguen siendo relevantes los KPIs?

Los KPI a menudo tienen una connotación negativa asociada a ellos. Desafortunadamente, muchos usuarios están comenzando a ver el monitoreo de KPIs como una práctica obsoleta. Esto se debe a que los KPIs son víctimas de los problemas más humanos: la falta de comunicación.

La verdad es que los KPIs son tan valiosos como los creas. Los indicadores clave de rendimiento requieren tiempo, esfuerzo y el compromiso de los empleados para cumplir con sus altas expectativas.

Entonces, ¿por qué son tan importantes los indicadores clave de rendimiento?

El establecimiento de indicadores clave de rendimiento para una empresa generalmente ocurre durante la fase de planificación estratégica, ya sea que lo hagas anualmente, trimestralmente o incluso con mayor frecuencia, el objetivo es garantizar que toda la empresa esté alineada con los mismos objetivos. 

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KPIs en acción.

Bien, ahora que has definido todos tus indicadores clave de rendimiento, ¿ahora qué?

Informe KPI

Ya sea que compartas un informe KPI diario, semanal, mensual, trimestral, anual o todo lo anterior, establecer una buena plataforma de informes KPI es clave para tu éxito.

KPI Dashboard

Dado que los paneles de KPI son cada vez más frecuentes en las organizaciones de rápido movimiento de hoy en día, como SaaS y las empresas basadas en la nube, generalmente representan un formato de consumo en el que una persona puede revisar sus datos en tiempo real.

Entonces, ¿qué pasa con las medidas clave de rendimiento de tu empresa?

Si los indicadores clave de rendimiento son tus objetivos más importantes para tu negocio, ¿cómo alineas tu empresa para llegar ahí? La medición del rendimiento tal como lo define Wikipedia dice que “la medición del rendimiento es el proceso de recopilación, análisis y / o información sobre el desempeño de un individuo, grupo, empresa, sistema o componente”.

Por lo tanto, las medidas de rendimiento empresarial se pueden ver como una forma de cuantificar (es decir, medir) la efectividad y la eficiencia de una acción o resultado que puedes alinear o impactar tus indicadores clave de rendimiento.

Antes de elegir y definir una medida de rendimiento empresarial, los gerentes y los líderes de tu empresa deben saber cómo escribirlos.

15 preguntas más comunes que hay sobre KPI’s

KPI significa indicador clave de rendimiento.

Un KPI es un valor medible que demuestra la eficacia con la que una empresa está logrando objetivos de negocio clave.

Los KPIs son utilizados por individuos y empresas para evaluar su éxito en alcanzar objetivos críticos. Los KPIs de alto nivel pueden centrarse en el rendimiento general de la empresa, mientras que los KPIs de bajo nivel pueden centrarse en los procesos dentro de los departamentos.

Recomendamos el enfoque SMARTER. SMARTER significa Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, Límite de Tiempo, Evaluar y Reevaluar.

Al crear una lista inicial de valores que mejor demuestren el progreso hacia los objetivos comerciales clave, establece las siguientes preguntas a ti mismo o a tu equipo:

  • ¿Es tu objetivo específico?
  • ¿Puedes medir el progreso hacia esa meta?
  • ¿El objetivo es realista alcanzable?
  • ¿Qué tan relevante es el objetivo para tu empresa?
  • ¿Cuál es el marco de tiempo para lograr este objetivo?
  • ¿Cómo y cuándo evaluarás el progreso a corto plazo?
  • ¿Cómo y cuándo volverás a evaluar el progreso a largo plazo?

La respuesta corta: cualquiera. Los KPIs son utilizados por individuos, por ejemplo, para perseguir objetivos relacionados con el rendimiento, y son utilizados por empresas para perseguir objetivos comerciales.

Dentro de las empresas, normalmente hay KPIs departamentales (como los de marketing, ventas y atención al cliente, por nombrar algunos). Estos KPIs a menudo son establecidos por los líderes de cada area, y se aseguran de que el equipo esté alineado y trabajando en consecuencia.

Luego están los indicadores clave de rendimiento (KPI), generalmente establecidos por el CEO. Los KPIs departamentales deben crearse de tal manera que su resultado total mueva la aguja para los KPIs globales.

Digamos que tu objetivo general es aumentar las ventas de libros para este año. Vas a llamar a este KPI tu KPI de ventas de libros. Aquí es cómo puede definirlo:

  • Qué: Aumentar las ventas de libros en un 15% este año.
  • Por qué: Alcanzar este objetivo te permitirá contratar a otro vendedor.
  • Medida: el progreso se medirá como un aumento en el número de libros vendidos y los ingresos resultantes.
  • Cómo: Dirigir el tráfico a través de un blog centrado en temas relacionados con nuestro nicho de publicación.
  • Quién: El responsable de marketing de contenido será responsable de este KPI.
  • Resultado: Las ventas de libros habrán aumentado un 15% este año.
  • Cuándo: el progreso del KPI se revisará mensualmente.

No hay tal cosa como un “mejor KPI”. Determina qué objetivos son los más importantes para ti, tu equipo y/o tu empresa, y házlo a través de las preguntas del punto 4 anterior.

Usa un KPI cuando necesites realizar un seguimiento del progreso hacia una meta a lo largo del tiempo.

Las metas pueden cambiar con el tiempo, y el desempeño y el progreso hacia esas metas ciertamente lo harán. Como tal un KPI de hace tres meses puede no ser tan relevante hoy. Por eso es importante no anclar y olvidar tus KPIs.

Los KPIs deben revisarse en los puntos relevantes a la hora que hayas establecido para lograr el objetivo. Usando el ejemplo del punto 6 anterior, establecimos que la meta se debe alcanzar dentro de un año.

Las revisiones entonces podrían ser mensuales si es que es tiempo suficiente para medir el progreso.

Un informe de KPI es una presentación que resume su desempeño actual en comparación con sus objetivos. Se puede presentar de varias formas, desde hojas de cálculo y llenas de diapositivas hasta informes escritos formales.

Tradicionalmente, los informes de KPI se desarrollan trimestralmente. Pero, dependiendo de la profundidad de estos informes, es posible que desee crear un informe de KPI cada vez que realices una revisión de KPI.

En nuestra experiencia, cuantos menos mejor. Puede ser fácil establecer demasiados KPIs, o medir KPIs que no son adecuados para la etapa particular de tu empresa. La investigación sugiere que los equipos de 3-5 personas son más eficientes; Personalmente, creo que este rango también es un buen número máximo de KPIs.

La búsqueda de objetivos depende de la entrega enfocada y consistente de los resultados. Los KPIs son importantes porque sirven como guías para llevarte a donde quieres estar.

Todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector que tengan un objetivo en mente y que crean la creación de una estrategia para alcanzar esos objetivos son importantes.

Un panel de KPI crea una visualización en tiempo real (en el celular, en la computadora o en un televisor montado en la pared de tu oficina) de los KPIs que seleccionaste. Los mejores paneles de KPIs son personalizables, lo que te permite entre otras cosas cambiar los colores, organizar tus KPIs y ver su progreso en una sola mirada.